【已解决】培训公司积攒了大量纸质合同，查找起来很费劲，怎么办？

培训公司积攒了大量纸质合同，查找起来很费劲，怎么办？

培训公司积捞了大量纸质合同，
平时查找起来很瘟劲，皇么办?
经验了三年的绘本馆，积攒了很多.展开

良 喜春杭 的锦豆
9

Rs 二
整理咨询师 春楠整理品牌创始人

1. 接下来你看到的方案，你可能听起来会
觉得有点及烦，但这是一个可以让你后期
一到永逸的方案。你需要先投入80%的精
力拱建一套系统，之后只要用20%精力作
日单维护融可以了。方案的核心就是: 电
子化。

2. 首先，安排一整块的时间，把全部纸质
合同取出来集中在一起。

3. 考虑到企业文件的重要等级不同，其中
和商务合作相关的合同属于较重要的等
级，值得进行一页一页的全部扫描电子化
并存入电脑归档完毕。

4. 其余学员、会员类文件属于较小型的合
同且数量较多，不用大批量一一扫描，医
为后期使用到的内容仅仅锁定在合同中的
天键词上。除非后期涉及到投诉、退款等
事件时，才有可能会需要出示原合同。

5. 接着，初步按照:“年份-学员类型-姓名
排序\"这样的标准 ，对纸质合同进行分

6. 安排一位擅长Excel表格和打字速度快
的团队小伙伴，在电脑里新建一份表格后
设计表头，例如: 姓名、性别、是 得二
款、上日期、定金、尾款、是否已上课、
籍时间等。

| 拔名日期 ”付费会额 是否结业 ”会籍中止日期 。 钢售员

序号
1 2020年10月1日 ” 2500 理 2021年10月1日 张三
2
3
寻

性中
务
放
男
女

7. 接着一份一份的，把全部纸质合同中的
重点信息，录入进表格。这样一来，前期

已经留存的会员和学员资料，就可以随时
打开电脑用Ctrl+F查找更新了。

8. 有条件的话，可以选择购买ERP类的企
业内管理软件，一步到位升级会员资料系

统。

9. 已经把合同资料整理到Excel中了，那
这些纸质合同怎么处理呢? 我不建议你全
部扔掉，相反，我建议你在工作室书架上
特别留出空间，用几个大号A4分页文件夹
把纸质合同分类收纳，站立式陈列出来。
这样一来，不仅让新用户在参观场馆时产
生信任感，提升业务成交机会，更可以时
刻提醒经营者，时刻怀括对用户的责任
三

/NO

10. 纸质合同文件夹外侧，建议用清晰的
标签贴好。例如: 2019年学员 (毕
业) ，2020年学员 〈毕业) ，2019年会
员 (到期) ，2020年会员 〈到期) ，有
待上课学员，会籍进行中等。过去的纸质
合同整理就到此为止了。

17. 之后再诞生的新合同，建议一律电子
化处理。一方面每当接收新学员、新会员
报名时，可以当面用ipad配合ipencil的方
式，让用户直接拿着笔在ipad上的电子合
同页面签署，生成电子合同留档。另一方
面，以每月为单位，把合同内核心信息整
理到数据库中。

12. 无纸化办公和信息电子化是未来的趋
势，不仅万便碍找、更新数据，避免资料
遗失，也更加环保。无论是大小公司，都
推荐使用。

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综上：【已解决】培训公司积攒了大量纸质合同，查找起来很费劲，怎么办？